Ziekmeldingen en roosterwijzigingen automatiseren betekent dat een AI-assistent de eerste afhandeling overneemt: de melding vastleggen, een vervanger zoeken onder je beschikbare medewerkers en de betrokkenen op de hoogte brengen. Een planner of leidinggevende houdt de regie en grijpt in als er iets niet klopt. Voor schoonmaakbedrijven, zorgpraktijken en andere bedrijven met roosters scheelt dat vooral de belrondes van zes uur ’s ochtends. Belangrijk daarbij: een werkgever mag de reden van een ziekmelding niet vastleggen, en dat geldt ook voor een AI-systeem.
Het probleem: de vroege ochtend
In de schoonmaak begint een dienst vaak vroeg, voordat een kantoor opengaat. Meldt iemand zich om zes uur ziek, dan moet een planner binnen een uur een vervanger vinden. Dat betekent bellen, appen, wachten op antwoord, opnieuw bellen. Daarna moet de opdrachtgever horen dat er een andere schoonmaker komt, en moet het rooster worden aangepast.
In een zorgpraktijk of een kleiner bedrijf met diensten speelt hetzelfde, zij het op andere tijden. Het werk is steeds hetzelfde: informatie ophalen, mensen benaderen en iedereen bijpraten. Precies het soort werk dat een AI-assistent goed kan voorbereiden.
Zo werkt het, stap voor stap
- De medewerker meldt zich af. Via een kanaal dat al wordt gebruikt, bijvoorbeeld WhatsApp. De AI bevestigt de melding en vraagt alleen wat nodig is: vanaf wanneer, voor welke dienst of locatie, en de verwachte duur als de medewerker die weet.
- De AI legt de afwezigheid vast. Alleen “afwezig”, met datum en dienst. Geen klachten, geen diagnose, geen reden.
- De AI zoekt een vervanger. Op basis van het rooster en de afspraken die je vooraf maakt: wie is beschikbaar, wie kent de locatie, wie heeft niet te veel uren. De AI benadert die medewerkers met een concreet verzoek.
- De planner keurt goed. Is er een vervanger gevonden, dan ziet de planner een voorstel. Na akkoord wordt het rooster bijgewerkt.
- Betrokkenen worden geïnformeerd. De opdrachtgever of de collega’s op locatie krijgen een bericht dat er een vervanger komt, zonder dat iemand hoeft te bellen.
- Lukt het niet? Dan krijgt de planner direct een seintje, met een overzicht van wie al is benaderd. Uitzonderingen en twijfelgevallen gaan altijd naar een mens.
Privacy: wat je wel en niet mag vastleggen
Gegevens over iemands gezondheid zijn onder de AVG een bijzondere categorie persoonsgegevens. Voor ziekmeldingen zijn de regels in Nederland streng. In een Kamerbrief over verzuim en privacy staat het zo: het is wettelijk niet toegestaan voor werkgevers om te informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte van hun werknemer; alleen de arbodienst of de bedrijfsarts mag medische gegevens verwerken (Kamerstuk 32761, nr. 100).
Wat een werkgever bij een ziekmelding wel mag vragen en vastleggen, is beperkt tot wat nodig is voor de loondoorbetaling en het werk, zoals:
- de verwachte duur van het verzuim;
- het telefoonnummer en (verblijf)adres waarop iemand bereikbaar is;
- lopende afspraken en werkzaamheden die moeten worden overgenomen;
- of het verzuim verband houdt met een arbeidsongeval.
Dat betekent voor een AI-systeem: het moet zo zijn ingericht dat het niet doorvraagt naar klachten, en dat het een reden die een medewerker toch zelf noemt, niet opslaat. Vertelt een medewerker in een appje wat er aan de hand is, dan hoort dat niet in het rooster of het dossier terecht te komen.
Zorg daarnaast voor de gewone AVG-basis: een verwerkersovereenkomst met de partij die het systeem levert, duidelijke bewaartermijnen en afspraken over waar de gegevens staan. Meer over het opstellen van regels voor AI binnen je bedrijf lees je in een AI-beleid opstellen.
Wat je vooraf vastlegt
Een AI kan alleen goede voorstellen doen als de regels helder zijn. Leg vooraf vast:
- Wie mag waar werken. Bijvoorbeeld welke medewerkers een bepaalde locatie kennen of een sleutel hebben.
- Grenzen aan uren. Maximale uren per week, rusttijden en afspraken uit de cao.
- Volgorde van benaderen. Eerst de vaste invalkrachten, dan collega’s met minder uren, enzovoort.
- Wanneer de planner ingrijpt. Bijvoorbeeld als er binnen een halfuur geen vervanger is, of bij een locatie met speciale eisen.
- Wie wat te horen krijgt. Welke opdrachtgevers je informeert, en met welke tekst.
De AI Act: wat geldt hier?
Onder de Europese AI-verordening zijn systemen die worden gebruikt voor beslissingen over werknemers, zoals het toewijzen van taken op basis van persoonlijk gedrag of het beoordelen van prestaties, in bepaalde gevallen een hoog-risicotoepassing. Een assistent die een vervanger voorstelt en een mens laat beslissen, is iets anders dan een systeem dat zelfstandig over mensen oordeelt. Houd de mens in de lus, wees open naar je medewerkers over wat het systeem doet, en laat het niet beoordelen wie vaak ziek is. Lees voor de achtergrond ons artikel over de AI Act voor het mkb.
Wat levert het op?
We beloven hier geen percentage; dat verschilt te veel per bedrijf. Wat je zelf kunt meten:
- hoeveel tijd een planner nu per ziekmelding kwijt is aan bellen en appen;
- hoe vaak een dienst nu onbezet blijft of te laat wordt ingevuld;
- hoe vaak een opdrachtgever pas achteraf hoort dat er iemand anders kwam.
Die nulmeting doen we ook in onze AI-tijdscan.
Zo pakt Sevenai het aan
Bij Sevenai zoekt de AI bij een ziekmelding via WhatsApp een vervanger en informeert hij de opdrachtgever. We leggen alleen “afwezig” vast, nooit de reden. Een AI-medewerker draait eerst mee naast je team voordat hij iets zelfstandig doet, een mens keurt goed, en spoed en twijfelgevallen gaan altijd direct naar een mens. Met elke klant sluiten we een verwerkersovereenkomst en de automatiseringen draaien op servers in de EU. Lees meer op onze pagina over werkwijze en veiligheid of bekijk wat we doen per branche.
Veelgestelde vragen
Moeten medewerkers met een chatbot praten als ze ziek zijn?
Ze melden zich af via een kanaal dat ze al kennen. Wil iemand liever een mens spreken, dan moet dat altijd kunnen. Wees vooraf duidelijk dat de eerste reactie door een AI-assistent wordt verstuurd.
Mag de AI vragen hoe het met iemand gaat?
Een vriendelijke reactie kan, maar het systeem mag niet doorvragen naar klachten of de oorzaak. Richt de vragen in op wat je als werkgever mag weten.
Werkt dit ook voor verlof en ruilen van diensten?
Ja, dezelfde aanpak werkt voor geplande roosterwijzigingen, zoals verlofaanvragen of het ruilen van diensten, mits de regels vooraf zijn vastgelegd.
