De beste plek om met AI-automatisering te beginnen is het werk dat elke week terugkomt, veel tijd kost en steeds volgens hetzelfde patroon gaat. Denk aan offertes opstellen, facturen verwerken, e-mails sorteren of gegevens overtypen van het ene systeem naar het andere. Daar levert AI in een mkb-bedrijf het snelst iets op, zonder dat je eerst een groot IT-project hoeft te starten. Wil je het laten bouwen, kijk dan bij AI automatisering voor het mkb.
Wat AI automatisering precies is en wat het kost, staat op een aparte pagina.
Gewone automatisering of AI?
Niet alles heeft AI nodig. Als een taak altijd exact hetzelfde gaat, is een gewone koppeling of regel in je software vaak genoeg. AI wordt interessant zodra er tekst, documenten of uitzonderingen bij komen kijken: een mail die op tien manieren geformuleerd kan zijn, een pdf-factuur in een wisselend formaat, een aanvraag die je eerst moet begrijpen voordat je hem kunt verwerken.
Zo vind je de juiste taken
Loop een week lang met je team na waar de tijd heen gaat. Stel bij elke taak drie vragen:
- Hoe vaak komt dit voor?
- Volgt het meestal hetzelfde stappenplan?
- Wat gebeurt er als het een keer fout gaat?
Taken die vaak voorkomen, een duidelijk patroon hebben en waar een fout makkelijk te herstellen is, zijn goede kandidaten. Taken met grote financiële of juridische gevolgen kun je beter laten ondersteunen door AI dan volledig automatiseren. Onze tijdscan helpt om dat overzicht te maken.
Voorbeelden per afdeling
Administratie. Gegevens uit inkomende facturen of bonnen halen en klaarzetten in je boekhoudpakket, met een controle door een mens.
Verkoop. Een eerste versie van een offerte maken op basis van een aanvraag en je eigen prijslijst.
Personeelszaken. Vragen van medewerkers over verlof of regelingen beantwoorden uit het personeelshandboek. Meer daarover in AI voor HR.
Klantcontact. Inkomende mails sorteren en een conceptantwoord klaarzetten.
Welke voorbeelden in jouw sector het meest opleveren, verschilt per branche. Kijk bij branches voor wat wij per sector doen.
Klein beginnen werkt beter
Kies één proces, maak een werkende versie en meet of het tijd scheelt. Pas daarna breid je uit. Zo leer je wat AI in jouw bedrijf goed kan, voordat je er veel in investeert. Wil je weten hoe een AI-agent zo’n proces van begin tot eind kan oppakken, dan is dat een logische volgende stap.
Waar let je op?
Gebruik je persoonsgegevens, kijk dan waar de data verwerkt wordt en leg vast wie welke beslissing neemt. Houd een mens verantwoordelijk voor de uitkomst, zeker bij beslissingen over klanten of medewerkers.
Veelgestelde vragen
Heb ik een eigen IT-afdeling nodig?
Nee. Veel toepassingen draaien op software die je al gebruikt, zoals je mail en boekhoudpakket. Wel moet iemand in je bedrijf eigenaar zijn van het proces.
Wat kost AI-automatisering?
Dat hangt af van het proces en de koppelingen. Op onze prijzenpagina zie je hoe wij dat opbouwen, en bij diensten wat we precies doen.
