AI implementatie voor het mkb: van idee naar werkende AI-medewerker

AI implementatie is alles wat er gebeurt tussen “we moeten iets met AI” en een collega die er elke dag mee werkt. Het is meer dan een tool aanzetten. Je kiest een klus, koppelt de AI aan je systemen, test of de uitkomst klopt en spreekt af wie controleert.

Een abonnement is zo afgesloten. Een werkwijze die blijft hangen kost meer aandacht, en daar loopt het meestal op stuk.

Een AI implementatie bij Sevenai verloopt in vier stappen. De AI gaat nooit in één keer zelfstandig aan de slag, hij bewijst zich eerst naast je team.

De hele werkwijze staat beschreven bij werkwijze en veiligheid.

Begin bij één klus die elke week terugkomt en volgens een vast patroon gaat. Niet bij een strategie voor het hele bedrijf.

Een goede eerste klus kost nu merkbaar uren, heeft een duidelijke uitkomst en is niet rampzalig als er een keer een concept niet klopt. Voorbeelden zijn storingsmeldingen uitvragen, mail sorteren of werkbonnen omzetten naar een rapport. Meer voorbeelden staan in AI automatisering voorbeelden.

Een AI implementatie begint bij de afdeling waar het meeste terugkerende werk met tekst zit. In het mkb is dat bijna altijd klantcontact, planning of administratie.

Kies er één. Twee afdelingen tegelijk betekent twee keer testen met dezelfde mensen.

Voor een AI implementatie heb je minder nodig dan je denkt:

• Iemand die het werk kent. Technische kennis is niet nodig. Je kent je eigen werk, het bouwen en koppelen doen wij.
• Toegang tot de systemen waar de klus nu in gebeurt, zoals je mailbox of planning.
• Voorbeelden van hoe het nu gaat: een paar mails, werkbonnen of meldingen.
• Afspraken over AI-gebruik. Heb je die nog niet, lees dan hoe je een AI-beleid opstelt.

Een AI implementatie kost bij Sevenai een vast bedrag dat je vooraf weet.

De scan is er voor bedrijven die eerst een onderbouwd plan willen. Die valt onder AI consultancy. Alle bedragen staan bij de prijzen.

Een AI implementatie verdient zich terug zodra de bespaarde uren meer waard zijn dan de bouw en het beheer. Dat reken je zelf uit met drie getallen: de uren die de klus nu per week kost, wat een uur van die medewerker kost en het deel dat de AI overneemt.

Een rekenvoorbeeld, met aannames die je door je eigen cijfers vervangt. Een klus kost 5 uur per week. De AI neemt daar 4 uur van over. Een uur kost intern €45. Dat is ongeveer €780 per maand. Trek er €149 beheer vanaf en je houdt ruim €600 per maand over. De eenmalige €1.950 is dan na ongeveer drie maanden terug.

Dit is een rekensom en geen belofte. Daarom meten we in de tijdscan eerst hoeveel tijd de klus nu kost, en na de livegang opnieuw.

Na de livegang kost een AI implementatie bij Sevenai een vast bedrag voor beheer: €149, €295 of €495 per maand, exclusief btw, met een minimale looptijd van 3 maanden. Daar zit het bijhouden en bijsturen van de automatisering in.

Stop je met het beheer, dan blijft de automatisering van jou. Verborgen kosten zitten meestal ergens anders: in de tijd van je eigen mensen tijdens het testen. Reken in de weken dat de AI meedraait op een paar uur per week van degene die controleert.

Bij AI implementatie krijg je te maken met de AVG en de Europese AI-verordening. Bij Sevenai liggen daarvoor vier afspraken vast:

• Een verwerkersovereenkomst met elke klant.
• Data op servers binnen de EU.
• Een mens controleert en verstuurt.
• Mensen weten wanneer ze met AI praten.

Wat de wet precies van een mkb-bedrijf vraagt, lees je in AI Act voor het mkb. Moet je team zelf AI-geletterd worden, dan is er de training AI-geletterdheid.

Zelf doen werkt goed bij losse tools. Een medewerker die ChatGPT of Copilot gebruikt voor teksten heeft geen partner nodig, wel goede afspraken en wat oefening. Een AI workshop is dan genoeg.

Een partner heb je nodig zodra de AI gekoppeld wordt aan je systemen en zelfstandig werk voorbereidt. Dan gaat het om koppelingen, testen, beheer en privacy. Dat is het werk van een AI-bureau: bij Sevenai heet het AI automatisering voor het mkb.

Je krijgt je team mee bij een AI implementatie door ze te laten controleren in plaats van te laten toekijken. Wie de concepten van de AI zelf goedkeurt of afwijst, ziet binnen een week wat het ding kan en waar het de mist in gaat.

Zeg eerst wat er niet verandert. Niemand raakt zijn baan kwijt aan een AI die storingsmeldingen uitvraagt, en dat moet hardop gezegd worden. Wijs daarna één eigenaar aan: iemand uit het team, niet de directeur, die bijhoudt wat goed gaat en wat niet.

En geef iedereen dezelfde basis. Mensen die zelf met AI hebben gewerkt, beoordelen de uitkomst beter. Daar is de AI training voor bedrijven voor bedoeld.

Een AI implementatie mislukt meestal om een van deze redenen:

• Te groot begonnen. Vijf processen tegelijk betekent vijf half werkende oplossingen.
• Niet gemeten. Zonder nulmeting weet niemand of het iets oplevert.
• Geen mens ertussen. Eén fout richting een klant en het team vertrouwt het niet meer.
• Geen eigenaar. Niemand voelt zich verantwoordelijk, dus het zakt weg.

Hoe lang duurt een AI implementatie?

Een eerste AI-medewerker staat bij Sevenai binnen 3 weken live. In die tijd draait hij eerst mee naast je team.

Heb ik technische kennis nodig?

Nee. Je kent je eigen werk, en dat is genoeg. Het bouwen, koppelen en beheren doen wij.

Wat kost een AI implementatie?

Een eerste automatisering kost eenmalig vanaf €1.950. Beheer kost daarna €149, €295 of €495 per maand, met een minimale looptijd van 3 maanden. De tijdscan is gratis. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Waar staan mijn gegevens?

Op servers binnen de EU, met een verwerkersovereenkomst. Je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Wat als het niets oplevert?

We meten de tijd vooraf en achteraf, dus je ziet het verschil. Past een klus niet bij AI, dan zeggen we dat in de tijdscan.

In de gratis tijdscan van 30 minuten kijken we welke klus het eerst weg kan, wat het oplevert en wat het kost.

Plan je gratis tijdscan (30 min)