Bedrijfsprocessen automatiseren met AI: één proces tegelijk

Bedrijfsprocessen automatiseren betekent dat software de vaste stappen van een proces overneemt. Een aanvraag komt binnen, wordt gelezen, aangevuld en klaargezet. Niemand hoeft meer over te typen of na te bellen.

Lange tijd kon dat alleen bij werk dat altijd exact hetzelfde ging. Met AI kan het ook als er taal bij komt kijken: een mail die op tien manieren geformuleerd is, een foto van een werkbon, een spraakmemo van een monteur. Hoe dat technisch zit, lees je bij AI automatisering.

Bedrijfsprocessen automatiseren levert tijd op, en dat is de enige reden die telt. Een proces dat elke week vier uur handwerk kost, kost je in een jaar ruim tweehonderd uur. Die uren gaan nu naar overtypen, nabellen en zoeken.

De rest is bijvangst. Software vergeet geen stap en typt geen adres verkeerd over, dus je maakt minder fouten. Een aanvraag die om tien uur ’s avonds binnenkomt, staat de volgende ochtend klaar in plaats van onderaan de stapel. En het proces zit niet meer in het hoofd van de collega die toevallig op vakantie is.

Wat het niet oplevert: minder mensen. In een bedrijf met 10 tot 50 medewerkers verdwijnt er geen functie, er verdwijnt werk waar niemand voor is aangenomen.

Je kunt processen automatiseren die elke week terugkomen en volgens een vast patroon gaan. Dit zijn de processen die we het vaakst overnemen:

Per soort bedrijf verschilt de lijst. Bij branches staat wat we overnemen voor installateurs, schoonmaakbedrijven, kantoren, zorgpraktijken en webshops.

Een proces is geschikt als het aan drie kenmerken voldoet:

• Het komt elke week terug. Iets wat twee keer per jaar gebeurt, verdient de bouwkosten niet terug.
• Het gaat volgens een vast patroon. Dezelfde vragen, dezelfde stappen, dezelfde uitkomst.
• Een fout is te herstellen. Er zit een mens tussen de AI en je klant, dus een verkeerd concept gaat de deur niet uit.

Twijfel je welk proces het eerst aan de beurt is? De blog AI automatisering voorbeelden helpt je kiezen.

Niet elk proces heeft AI nodig. Er zijn drie vormen, en in de praktijk combineer je ze:

• Vaste regels en koppelingen: als dit binnenkomt, doe dan dat. Snel en goedkoop, maar alleen bij voorspelbare invoer.
• RPA: software die klikken en typen nabootst in bestaande programma’s. Handig bij oude systemen, gevoelig voor elke wijziging in een scherm.
• AI: software die tekst, beeld of spraak begrijpt en een beslissing voorbereidt.

Wij zetten AI alleen in op de plek waar iets gelezen of beoordeeld moet worden. De rest loopt via gewone koppelingen. Dat houdt het betrouwbaar.

Bedrijfsprocessen automatiseren kan op drie manieren, en de goedkoopste die werkt is de juiste. Kijk eerst wat je bestaande pakket al kan voordat je iets laat bouwen.

Sevenai bouwt de derde soort en gebruikt de eerste twee waar dat kan. Wil je eerst een onderbouwd overzicht van alle processen in je bedrijf, dan past een AI-scan van één dag beter dan meteen bouwen.

Sevenai automatiseert een bedrijfsproces in vier stappen, en de AI gaat nooit in één keer zelfstandig aan de slag:

1. Tijdscan en nulmeting: we beschrijven het proces en meten hoeveel tijd het nu kost. De tijdscan van 30 minuten is gratis.
2. Bouwen en koppelen: we koppelen aan wat je al gebruikt, zoals mail, WhatsApp, agenda en planning.
3. Meedraaien naast je team: de AI doet het werk, je team controleert alles. We sturen bij tot het klopt.
4. Live met een mens erbij: een mens keurt goed. Alleen risicoloze stappen gaan later volledig automatisch.

Voor bedrijven met 10 tot 50 medewerkers hebben we dit uitgewerkt op de pagina AI automatisering voor het mkb.

Bedrijfsprocessen automatiseren ziet er in de praktijk kleiner uit dan het klinkt. Het gaat om één knelpunt per keer. Zo loopt zo’n proces nadat het is geautomatiseerd:

• Storingsmelding bij een installateur. De klant meldt een storing via telefoon of WhatsApp. De AI vraagt foutcode, adres en een foto uit. De planner krijgt een complete melding en hoeft niet terug te bellen. Zo werkt de AI receptionist.
• Ziekmelding bij een schoonmaakbedrijf. Een medewerker meldt zich af. De AI vraagt via WhatsApp wie kan invallen. De planner ziet wie heeft toegezegd en keurt goed. Meer hierover bij AI voor schoonmaakbedrijven.
• Ontbrekende stukken bij een administratiekantoor. De AI ziet welke documenten nog missen, vraagt ze op en herinnert de klant. De medewerker beoordeelt wat binnenkomt. Zie AI voor accountants en administratiekantoren.

In elk van deze gevallen blijft de beslissing bij een mens. De AI doet het voorwerk.

Bedrijfsprocessen automatiseren kost bij Sevenai een vast bedrag per proces, dat je vooraf weet.

Wat erbij hoort staat op de pagina met prijzen.

Ja. Met elke klant sluiten we een verwerkersovereenkomst. Je automatiseringen draaien op servers in de EU, we bewaren gegevens standaard niet langer dan 90 dagen en je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. De volledige afspraken staan bij werkwijze en veiligheid.

Automatiseer een proces niet als het nog elke keer anders loopt. Dan leg je de chaos vast in software. Breng het eerst op orde en automatiseer daarna.

We doen ook geen toepassingen met hoog risico, zoals het automatisch selecteren van sollicitanten of beslissingen over krediet. En loont het voor jou niet, dan hoor je dat in de tijdscan.

De meeste fouten bij bedrijfsprocessen automatiseren worden gemaakt voordat er iets gebouwd is. Dit zijn de vier die we het vaakst tegenkomen:

1. Een rommelig proces automatiseren. Loopt het werk bij elke collega anders, dan leg je die verschillen vast in software. Spreek eerst één werkwijze af.
2. Beginnen bij het moeilijkste proces. Het proces met de meeste uitzonderingen lijkt het meest op te leveren en loopt het vaakst vast. Begin bij het saaiste.
3. Niet meten. Zonder nulmeting weet je na drie maanden niet of het iets heeft opgeleverd.
4. Het team overslaan. De mensen die het werk doen weten waar het misgaat. Betrek ze voordat je bouwt. Een AI workshop helpt om iedereen dezelfde basis te geven.

Hoe je de invoering zelf aanpakt, van eerste klus tot vaste werkwijze, staat bij AI implementatie.

Hoe lang duurt het om een bedrijfsproces te automatiseren?

Een eerste automatisering staat bij Sevenai binnen 3 weken live. Daarvoor draait de AI eerst mee naast je team.

Moet ik nieuwe software aanschaffen?

Nee. We koppelen aan wat je al gebruikt, zoals mail, WhatsApp, agenda en planning.

Wat als de AI een fout maakt?

Een mens controleert wat de AI voorbereidt voordat het naar je klant gaat. Spoed en twijfelgevallen gaan altijd direct naar een mens.

Kan ik meerdere processen tegelijk automatiseren?

We beginnen met één proces. Loopt dat goed en is de tijdwinst gemeten, dan volgt het volgende.

Van wie is de automatisering?

Van jou. Stop je met het beheer, dan krijg je hem mee.

In de gratis tijdscan van 30 minuten kijken we welk proces het eerst weg kan, wat het oplevert en wat het kost.

Plan je gratis tijdscan (30 min)