Een klant belt met een kapotte cv-ketel. Je monteur ligt net onder een andere ketel en kan niet opnemen. Even later komt er een WhatsApp-bericht binnen: “Ketel doet het niet.” Geen foto, geen foutcode, geen adres. Iemand op kantoor moet terugbellen, en vaak nog een keer. Herkenbaar? Dan is het de moeite waard om je storingsmeldingen automatiseren serieus te overwegen. In deze blog lees je hoe dat werkt, wat de AI wel en niet doet en waar je op let voordat je begint.
Storingsintake is een schoolvoorbeeld van AI automatisering: terugkerend werk met een vast patroon.
Waarom storingsmeldingen zoveel tijd kosten
Bij installateurs en onderhoudsbedrijven komen storingen binnen via telefoon, mail en WhatsApp. Het probleem is zelden de melding zelf. Het probleem is dat de melding bijna nooit compleet is. De planner kan pas iets inplannen als hij weet wat er aan de hand is, waar het is en hoe dringend het is.
Dus begint het uitvragen. Welk type ketel is het? Staat er een code op het display? Is er nog warm water? Wat is het adres? Elke vraag is een nieuw telefoontje of een nieuw bericht. En het kost niet alleen tijd op kantoor. Een monteur die tussendoor de telefoon opneemt, is op dat moment niet aan het werk.
Het zijn maar een paar minuten per melding. Maar het komt elke dag terug, ook ’s avonds en in het weekend.
Wat betekent storingsmeldingen automatiseren?
Storingsmeldingen automatiseren betekent niet dat een computer je klanten afwimpelt. Het betekent dat het vaste, voorspelbare deel van het uitvragen wordt overgenomen door een AI-medewerker. Die stelt de vragen die je planner anders zelf zou stellen, verzamelt de antwoorden en zet een complete melding klaar.
Bij Sevenai heet dat storingsintake via WhatsApp, het werk van de AI receptionist voor installateurs. De klant meldt een storing, de AI vraagt om foto’s, de foutcode en het adres, schat in of het spoed is en zet de melding klaar in de planning. Als je planner begint, staat er een melding die hij direct kan oppakken.
Een voorbeeld van een intake
Stel, een klant stuurt om kwart voor tien ’s avonds een bericht dat de ketel geen warm water meer geeft. De AI reageert direct en vraagt om een foto van het display. Op de foto staat een foutcode. Daarna vraagt de AI of de klant gas ruikt. Is het antwoord nee, dan vraagt hij om de postcode en het huisnummer. De klant hoort dat de melding klaarstaat en dat er de volgende ochtend een voorstel voor een afspraak komt.
De planner vindt ’s ochtends een werkbon met het probleem, de foutcode met foto, de spoedinschatting en het adres. Terugbellen is niet meer nodig.
Wat de AI wel doet en wat niet
Een goede automatisering heeft duidelijke grenzen. Zo verdeelt Sevenai het werk:
- De AI vraagt uit. Foto, foutcode, adres en de vragen die nodig zijn om spoed in te schatten.
- De AI zet klaar. De melding staat als complete werkbon in de planning.
- Een mens keurt goed. Je planner beslist wanneer en door wie de storing wordt opgelost.
- Spoed gaat altijd direct naar een mens. Twijfelgevallen ook.
De AI plant dus niet zelfstandig monteurs in en belooft klanten niets wat je planner niet hebt goedgekeurd. Alleen stappen zonder risico kunnen later volledig automatisch gaan.
Spoed en gaslucht
Bij storingen aan cv-ketels en gasinstallaties is de spoedvraag het belangrijkste onderdeel van de intake. Een AI-medewerker hoort daar nooit zelf over te beslissen. Ruikt een klant gas, dan gaat de melding direct naar een mens. Daarnaast is het verstandig om de klant in dat geval meteen te wijzen op het Nationaal Storingsnummer gas en stroom, 0800-9009. Dat nummer is gratis, 24 uur per dag bereikbaar en bedoeld voor gaslucht en storingen in de levering van gas en stroom tot en met de meter.
Waar je op let voordat je begint
Klanten moeten weten dat ze met AI praten
Sinds 2 augustus 2026 gelden de transparantieregels van de Europese AI-verordening. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moeten AI-systemen zoals chatbots duidelijk herkenbaar zijn, en krijgen mensen die informatie uiterlijk bij het eerste contact. Laat de AI zich dus aan het begin van het gesprek voorstellen als AI-assistent.
De Autoriteit Persoonsgegevens en de ACM vragen organisaties bovendien om mensen de mogelijkheid te blijven bieden om met een medewerker te spreken. Bij Sevenai kunnen klanten altijd vragen om een medewerker, en de AI doet zich nooit voor als mens.
Privacy en de verwerkersovereenkomst
Bij een storingsmelding verwerk je persoonsgegevens, zoals een naam, een adres en soms foto’s van iemands woning. Schakel je daarvoor een partij in die die gegevens voor jou verwerkt, dan eist de AVG volgens de Autoriteit Persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst. Daarin staat onder meer wat er met de gegevens gebeurt en welke beveiligingsmaatregelen er zijn.
Sevenai sluit met elke klant een verwerkersovereenkomst. De automatiseringen draaien op servers binnen de Europese Unie, er wordt alleen verwerkt wat nodig is voor de klus en gegevens worden standaard niet langer dan 90 dagen bewaard. Meer hierover lees je op de pagina werkwijze en veiligheid.
Begin met één klus
Begin met de klus die het vaakst terugkomt en het duidelijkst een vast patroon volgt. Andere klussen, zoals werkbonnen uitwerken of klanten uitnodigen voor jaarlijks onderhoud, kunnen daarna volgen. Op de pagina branches zie je welke klussen per branche het meest voorkomen.
Zo verloopt de invoering
Een AI-medewerker gaat bij Sevenai nooit in één keer zelfstandig aan de slag. Hij bewijst zich eerst naast je team. De invoering ziet er zo uit:
- Tijdscan en nulmeting. We beschrijven de klus en meten hoeveel tijd die nu kost.
- Bouwen en koppelen. De AI wordt gekoppeld aan wat je al gebruikt, zoals mail, WhatsApp, agenda en planning.
- Meedraaien naast je team. De AI doet het werk, je team controleert alles. We sturen bij tot het klopt.
- Live met een mens erbij. Een mens keurt goed. Na 30 dagen wordt de tijdwinst opnieuw gemeten.
Een eerste automatisering staat binnen 3 weken live en kost eenmalig vanaf €1.950, exclusief btw. De exacte prijs hoor je vooraf, na de tijdscan.
Veelgestelde vragen
Kan een AI-medewerker zelf beoordelen of een storing spoed is?
De AI stelt de vragen om spoed in te schatten, zoals of de klant gas ruikt. Spoed en twijfelgevallen gaan altijd direct naar een mens. De uiteindelijke beslissing ligt bij je planner.
Moet ik mijn klanten vertellen dat ze met AI praten?
Ja. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moeten AI-systemen zoals chatbots sinds 2 augustus 2026 duidelijk herkenbaar zijn, uiterlijk bij het eerste contact. Zorg daarnaast dat klanten altijd een medewerker kunnen vragen.
Werkt dit ook buiten kantoortijden?
Ja. De intake loopt ook ’s avonds en in het weekend door. De klant krijgt direct antwoord en je planner vindt de volgende werkdag een complete melding in de planning.
Ontdek wat het je bedrijf oplevert
Wil je weten hoeveel tijd je team nu kwijt is aan het uitvragen van storingen, en of dit de klus is die het eerst weg kan? Plan dan een gratis tijdscan van 30 minuten. Je krijgt een rapport van één pagina met je top 3 klussen, de geschatte uren per week en wat automatiseren kost. Zonder verplichtingen.
