Met AI maak je van een werkbon, een paar foto’s of een ingesproken spraakmemo van je monteur automatisch een net rapport voor je klant. De monteur vertelt na de klus in een minuut wat hij heeft gedaan, de AI zet dat om in tekst, haalt de vaste gegevens erbij en maakt er een concept van in jouw opmaak. Iemand op kantoor leest het na en verstuurt het. Zo verdwijnt het avondwerk aan de keukentafel, zonder dat er een rapport de deur uitgaat dat niemand heeft gecontroleerd.
Waarom werkbonnen zoveel tijd kosten
In de installatietechniek, de schoonmaak en bij onderhoudsbedrijven is het verslag van een klus vaak het laatste wat er gebeurt, en dus het eerste wat blijft liggen. Herken je dit?
- Een monteur schrijft op papier “ketel gereinigd, F28 opgelost, drukvat vervangen” en kantoor moet raden wat er precies is gebeurd.
- Foto’s staan in de telefoon van de monteur en niet bij de klant in het dossier.
- Rapporten worden ’s avonds of in het weekend uitgetypt, door de monteur zelf of door iemand op kantoor.
- De klant of de opdrachtgever wil het rapport binnen een paar dagen, en de factuur kan pas weg als het rapport er is.
Het werk is gedaan, maar de administratie loopt achter. En hoe langer een werkbon blijft liggen, hoe minder iemand nog weet wat er op locatie gebeurde.
Zo werkt het, stap voor stap
- De monteur legt vast wat hij deed. Dat kan op de manier die hij al gewend is: een ingevulde werkbon, een spraakmemo in WhatsApp, een paar foto’s of een combinatie. Er is geen nieuwe app nodig. Heb je al een werkbon app, dan werkt de AI daarnaast; zie werkbon app met AI.
- De AI zet het om in tekst. Een spraakmemo wordt uitgeschreven, een foto van een handgeschreven bon wordt gelezen. Dialect, vaktaal en merknamen gaan niet altijd foutloos; daarom is de laatste stap zo belangrijk.
- De AI ordent en vult aan. Uit het verhaal van de monteur haalt de AI de onderdelen die in een rapport horen: klantgegevens, adres, datum, gevonden probleem, uitgevoerde werkzaamheden, gebruikte materialen, eventuele vervolgafspraak. Gegevens die al in je planning staan, zoals het adres en het type installatie, worden daaruit overgenomen.
- Het concept staat klaar. Het rapport komt in jouw vaste opmaak, met je logo, de foto’s op de juiste plek en de taal die jij naar klanten gebruikt.
- Een mens controleert en verstuurt. Iemand op kantoor leest het concept, past aan waar nodig en klikt op versturen. Pas dan gaat het naar de klant.
Wat er in een goed klantrapport hoort
Een rapport dat de AI voorbereidt, is zo goed als de afspraken die je vooraf maakt. Leg één keer vast wat er altijd in moet staan. Voor de meeste vakbedrijven ziet dat er ongeveer zo uit:
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Klant en locatie | Naam, adres, contactpersoon |
| Melding of aanleiding | “Geen warm water, foutcode F28” |
| Bevinding | Wat de monteur aantrof, met foto |
| Uitgevoerde werkzaamheden | Wat er is gedaan, in gewone taal |
| Materialen | Vervangen onderdelen, met aantallen |
| Advies of vervolg | Bijvoorbeeld een nieuwe afspraak of een offerte |
| Tijd | Aankomst, vertrek of totale tijd, als je die factureert |
Hoe concreter je dit vastlegt, hoe minder je achteraf hoeft te verbeteren. Voeg ook een paar goede voorbeeldrapporten toe. Daar leert de AI je toon en opbouw van.
Waar je op let
Laat AI geen technische conclusies trekken
De AI schrijft op wat de monteur heeft verteld. Hij bedenkt niet zelf dat een installatie veilig is, en dat moet je ook niet willen. Zet in je afspraken dat de AI alleen gebruikt wat in de werkbon, de spraakmemo of de foto’s staat. Ontbreekt er iets, dan markeert het concept dat, in plaats van het in te vullen.
Persoonsgegevens en de AVG
Een rapport bevat namen, adressen en soms foto’s van iemands huis. Dat zijn persoonsgegevens. Laat je een externe partij die gegevens verwerken, dan moet je met die partij een verwerkersovereenkomst sluiten. Dat staat in artikel 28 van de AVG. Vraag ook waar de gegevens worden opgeslagen, hoe lang ze bewaard blijven en of ze worden gebruikt om AI-modellen te trainen.
De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt dat medewerkers die klantgegevens in een gewone AI-chatbot plakken, een datalek kunnen veroorzaken. Hetzelfde risico speelt als een monteur op eigen houtje een spraakmemo met klantgegevens in een gratis app laat uitschrijven. Regel het dus centraal, met afspraken die je kunt controleren. Meer daarover lees je in ons artikel over een AI-beleid opstellen.
Begin met één type rapport
Kies het rapport dat je het vaakst maakt, bijvoorbeeld het standaard onderhoudsrapport. Laat de AI een paar weken naast je huidige werkwijze meedraaien en vergelijk de concepten met wat je zelf zou schrijven. Pas daarna breid je uit naar storingsrapporten of opleverrapporten.
Wat levert het op?
Dat verschilt per bedrijf, en we gaan je hier geen percentage beloven. Wat je zelf kunt meten:
- hoeveel minuten het uittypen van één rapport nu kost, en hoeveel het nalezen van een concept kost;
- hoeveel dagen er nu zitten tussen de klus en het versturen van het rapport;
- hoe vaak een factuur blijft liggen omdat het rapport nog niet klaar is.
Meet dat een paar weken voor je begint, dan weet je achteraf of het werkt. Die nulmeting is ook de eerste stap in onze AI-tijdscan.
Zo pakt Sevenai het aan
Bij Sevenai gaat een AI-medewerker nooit in één keer zelfstandig aan de slag. We meten eerst hoeveel tijd een klus nu kost, koppelen aan wat je al gebruikt, zoals mail, WhatsApp, agenda en planning, en laten de AI eerst naast je team meedraaien. Een mens keurt alles goed voordat het naar je klant gaat. Met elke klant sluiten we een verwerkersovereenkomst en de automatiseringen draaien op servers in de EU. Hoe dat precies zit, lees je op onze pagina over werkwijze en veiligheid.
Werkbonnen sluiten aan op het begin van de klus: de melding. Hoe je die compleet binnenkrijgt, lees je in storingsmeldingen automatiseren.
Veelgestelde vragen
Moeten mijn monteurs een nieuwe app leren?
Niet per se. Een spraakmemo of foto via een kanaal dat ze al gebruiken is vaak genoeg. Hoe minder je verandert aan de kant van de monteur, hoe groter de kans dat het blijft werken.
Kan de AI ook de factuur maken?
Uit het rapport kun je de gegevens voor een factuur halen, zoals materialen en tijd. Of je die automatisch klaarzet in je boekhoudpakket, hangt af van het pakket. Lees ook AI in de administratie.
Wat als de spraakmemo slecht verstaanbaar is?
Dan markeert het concept de passages die niet duidelijk zijn. Kantoor belt of appt de monteur even, net als nu bij een onleesbare werkbon.
